Van Flowchart naar Werkvloer: Schrijf het Handboek voor ons Succes

Achtergrond van de opdracht

Hoe werken onze afdelingen Sales, Binnendienst, Planning, Projectmanagement en Uitvoering samen? Dat hebben we onlangs grondig uitgezocht. De procesflows en stroomschema’s (de ‘As-Is’ situatie) liggen klaar. Alleen: een stroomschema vertelt maar het halve verhaal.

Om te zorgen dat iedereen op exact dezelfde manier werkt, nieuwe medewerkers snel ingewerkt worden én we klaar zijn voor verdere digitalisering, moeten deze processen nu worden uitgeschreven. We zoeken een nauwkeurige stagiairs die deze visuele flows vertaalt naar een helder, gestructureerd en toegankelijk bedrijfshandboek / procesdocumentatie.

Wat ga je doen? (De Kernopdracht)

Jouw taak is om de reeds getekende procesflows te vertalen naar concrete, uitgeschreven procedures en werkinstructies. Je zorgt voor de ‘vlees op de botten’ van de schema’s voor de vijf kernafdelingen:

1. Sales: Hoe leggen we klantafspraken vast en wat dragen we over?
2. Binnendienst: Wat zijn de exacte stappen bij de administratieve verwerking en orderbevestiging?
3. Planning: Volgens welke criteria en prioriteiten delen we mensen en middelen in?
4. Projectmanagement: Welke checklists en mijlpalen hanteren we tijdens de projectbewaking?
5. Uitvoering: Welke documenten/informatie heeft de vloer of buitendienst nodig voor oplevering en terugkoppeling?

Jouw concrete takenpakket:

• Analyseren van de bestaande flows: Je bestudeert de huidige proceskaarten en schema’s om de logica volledig te begrijpen.
• Verdiepingsgesprekken (Validatie): Je stemt af met sleutelfiguren van de vijf afdelingen. Je checkt: “Ik zie dit in de flowchart staan, wat betekent dit concreet in de praktijk? Welke systemen open je hier? Welk sjabloon gebruik je?”
• Schrijven van Standard Operating Procedures (SOP’s): Je schrijft heldere, beknopte en uniforme werkinstructies en procedures. Je voegt screenshots, sjablonen en concrete do’s & don’ts toe.
• Inrichten van de Kennisbank: Je adviseert over en helpt bij de logische structuur van deze documentatie (bijv. in SharePoint, een ERP-kennisbank of een handboek), zodat het voor collega’s ook écht vindbaar is.

Gewenst Eindresultaat

• Een integraal en uniform Bedrijfshandboek / Kennisbank waarin de processen van de 5 afdelingen tekstueel en stapsgewijs zijn uitgeschreven.
• Gekoppelde checklists, sjablonen en templates per processtap (bijv. een vaste checklist voor de overdracht van Sales naar Projectmanagement).
• Een implementatie-advies: Hoe zorgen we ervoor dat de teams dit handboek ook daadwerkelijk gaan gebruiken en up-to-date houden?

Wie zoeken wij?

• Je volgt een HBO- of WO-opleiding in de richting van Bedrijfskunde, Business Studies, Communicatie & Organisatie, Facility Management of Technische Bedrijfskunde.
• Je hebt een vlotte en heldere pen: je kunt complexe handelingen opschrijven in duidelijke, begrijpelijke taal.
• Je werkt uiterst nauwkeurig en gestructureerd.
• Je vindt het leuk om de brug te slaan tussen de theorie (het schema) en de praktijk (de werkvloer).

Wat biedt het de stagiairs?

• Een unieke kans om de operationele blauwdruk van een groeiend bedrijf neer te zetten. Jouw werk is direct zichtbaar en bruikbaar voor de hele organisatie.
• Een brede stage waarin je met alle lagen van het bedrijf schakelt (van uitvoering tot management).
• Goede begeleiding bij het structureren van organisatieprocessen.
• Een passende stagevergoeding.

Interesse?

Reageer dan met je CV en motivatie. Als je vragen hebt bel dan naar Suzanne Markovic, 06-48273690.